Planeje sua semana!

Uma das melhores maneiras de ter um dia a dia organizado, por incrível que pareça, não é organizando cada dia individualmente. Quando sentamos e tentamos, todos os dias, fazer uma lista do que precisamos fazer, corremos o risco de ficarmos apenas apagando incêndios e vivermos uma vida reativa – sabe aquela sensação de ficar correndo atrás da cauda o tempo todo? Mais ou menos isso.

Quando planejamos a semana, temos um período de tempo um pouco mais preciso para planejamento, e os dias conseguem ser delineados com mais tranquilidade. Por isso, a minha recomendação é que você se planeje semanalmente. Como fazer esse planejamento?

Reserve uma hora durante a sua semana para se planejar. O melhor dia, você que escolhe. Eu recomendo que seja um dia e um horário de silêncio, com as crianças na escola, ou quando todos estiverem dormindo. Precisa ser um momento só seu, que você vai conseguir se concentrar, sem o risco de tantas interrupções.

Então, o que você vai fazer durante essa uma hora? Siga o seguinte roteiro:

• Abra a sua agenda para a semana que está planejando. Visualize os sete dias. Quais são os compromissos já agendados – aqueles que já têm horário, como consultas médicas, reuniões, períodos de deslocamento. Os períodos de deslocamento são importantes porque, geralmente, não são coisas que nós colocamos na agenda, e aqui entra um conceito importante: a agenda não serve apenas para nos lembrar do que precisa ser feito, mas também para nos ajudar a ter uma estimativa de quanto tempo temos. Quando inserimos o tempo de deslocamento, isso nos ajuda a ver, em cada dia, que horas vamos sair de casa sem pressa e quanto tempo temos antes, por exemplo. Ajuda muito, tanto no dia a dia quanto em ocasiões especiais, como em dias de viagens, por exemplo. Quando eu tenho uma viagem agendada, gosto de inserir o horário do embarque, o horário para despachar malas e o horário que vou sair de casa. Me ajuda a não ter que pensar nisso no dia em questão. Aqui é a grande chave do planejamento semanal: você planeja antes para que, no dia a dia, apenas faça, sem ter que pensar, porque já pensou em tudo previamente. Você não perde mais tempo pensando no que deve fazer.
• Em seguida, pense em como você pode tornar cada um desses sete dias mais fáceis. Por exemplo: se você tem uma reunião na quinta, o que precisa fazer para tirar essa reunião da sua cabeça? Pode ser “ler o artigo indicado pelo meu chefe”. Isso é uma tarefa que você precisa fazer. Verifique se existem outras. Essas tarefas ajudam a tornar a sua semana mais tranquila. Se tais tarefas tiverem prazos, elas podem entrar na sua agenda. Por exemplo: se você tiver que fazer check-in para um vôo, insira essa informação no dia correto. Se tiver que providenciar uma sucata para uma atividade do seu filho na escola até o dia tal, insira essa informação na sua agenda.
• Insira informações úteis em cada dia da sua semana na agenda. O que seriam informações úteis? “Chefe estará fora do escritório” na terça é uma informação muito importante porque influencia no seu dia de trabalho e te permite tomar algumas decisões. “Vencimento do aluguel” é outra informação que vale a pena estar na agenda. De maneira geral, todos os prazos e vencimentos de contas podem estar na sua agenda. Se você não tem isso, sugiro que insira todos os vencimentos de contas na sua agenda assim que puder. Isso trará grande tranquilidade para a sua vida. O mesmo vale para prazos do trabalho. Sempre que um prazo surgir, insira imediatamente na agenda. Se você fizer isso com todos, terá sempre a tranquilidade de saber que não perderá mais nenhum. E aí, quando for montar seu planejamento toda semana, poderá lidar com eles de maneira mais tranquila. Essa construção de prazos e informações é feita diariamente, mas durante o planejamento semanal você pode se lembrar de outras informações-chave que te ajudem.
• Depois de verificar os compromissos com data e hora, as tarefas para fazer em dias específicos e informações que podem ser úteis em cada dia da semana que está planejando, veja o cenário geral. Como está a sua semana? Cheia? Vazia? Respeite os espaços. Se um dia está muito cheio de compromissos, procure deixar o dia seguinte um pouco mais tranquilo, como uma forma de “respiro”. Nós sempre temos bastante coisa para fazer e não é possível planejar 100% do tempo. A recomendação é que você procure deixar, todos os dias, algumas horas livres para possíveis imprevistos que possam acontecer. Se não acontecerem, use como quiser essas horas. Porém, se acontecerem, os imprevistos não vão atrapalhar o seu planejamento. Uma coisa que costumo dizer é que agenda não é tetris para a gente ficar preenchendo com bloquinhos. Deixe tempos livres! Mantenha na sua semana aquilo que for realmente essencial e, no dia a dia, vá preenchendo de acordo com a demanda, que sempre existirá.
• Garanta que você tenha tempo para dormir pelo menos oito horas, descansar, ter momentos de lazer, ficar com a família, cuidar da casa e todas as atividades que você gosta. Se sua agenda estiver lotada com coisas que você inseriu por acaso, sem necessidade, você perceberá que não sobrará tempo para isso, que também é essencial.
• Uma última recomendação que gosto de dar é: sempre que tenho um dia muito cheio de compromissos, eu gosto de deixar a manhã do dia seguinte livre para que eu possa processar minhas notas de reuniões, meus e-mails e “colocar minha vida em ordem”. Pode ser que você goste da ideia também.

Eu recomendo que você dedique uma hora a esse planejamento, mas é muito comum que você leve menos tempo para fazê-lo. Coloque uma música agradável de fundo, concentre-se e curta seu momento. Você verá como sua semana será muito mais tranquila depois de planejá-la assim.

Após planejar a semana, basta abrir sua agenda no dia seguinte e ir executando de acordo com o que está planejando nela. Quando houver espaços na agenda, abra suas listas de coisas a fazer e veja o que pode escolher fazer. Mas o importantes é que seus compromissos, suas tarefas, seus prazos sejam cumpridos antes de você fazer isso. Estamos buscando foco e tranquilidade.

Fonte: http://organizesemfrescuras.com.br/organizacao/organizacao-pessoal/planeje-sua-semana-por-thais-godinho/